- вести аналитический учет задолженности отдельно по каждому договору и контрагенту предприятия,

- определять размер взаимной задолженности с участием каждого контрагента в отдельности.

Согласно действующему законодательству, для зачета достаточно заявления одной стороны. Однако заявление является одним из способов оформления взаимозачета. Оптимальным вариантом взаимозачета является проведение его по соглашению сторон путем оформления каждого взаимозачета соответствующим «Актом о зачете взаимных требований». Данный документ будет являться юридическим основанием для отражения погашения задолженности в бухгалтерском учете предприятий, участвующих в данной хозяйственной операции.

Следовательно, на основании выверенной взаимной задолженности предприятия составляют «Акт о зачете взаимных требований», в котором указывают основания возникновения задолженности и сумму задолженности, по которой происходит взаимозачет. Данный документ подписывается полномочными представителями сторон.

Если по каким-либо причинам с предприятием невозможно подписать подобный документ, то ему следует направить уведомительное письмо о зачете взаимных требований. В данном письме также указывают основание возникновения взаимной задолженности и сумма, подлежащая зачету. Кроме того, уведомительное письмо должно содержать сообщение о том, что с настоящего момента предприятие считает себя по отношению к данному контрагенту и контрагента по отношению к себе не связанными какими-либо правами и обязанностями на сумму, зачтенную письмом.

Необходимость составления данных документов обусловлена тем, что на основании содержащейся в них информации будут сделаны записи в бухгалтерском учете предприятия, а это, в свою очередь, позволит корректно отразить рассматриваемую хозяйственную операцию на всех предприятиях – участниках взаимозачета1.

Пример 1. Предприятие ЗАО «Металлист», имеющее задолженность по платежам в бюджет и внебюджетные фонды, договаривается со своим дебитором произвести оплату за отгруженный товар – резервуары для хранения нефтепродуктов не через расчетный счет в банке, а рассчитаться с помощью передачи банковского векселя (обычно это векселя Сберегательного банка РФ, обладающие высокой ликвидностью), так как в случае оплаты через расчетный счет, поступающие денежные средства будут списаны в счет погашения задолженности перед бюджетом или внебюджетным фондом.

Далее ЗАО «Металлист» погашает свою кредиторскую задолженность за полученный металлопрокат перед ОАО «Электросталь», передав этот вексель своему кредитору, не погасив задолженность перед бюджетом и т.д. Таким образом предприятие (при помощи векселя) получает возможность уходить от уплаты налоговых платежей, так как в данном случае вексель выступает в роли денежных средств.

Пример 2. ЗАО «Киржачская мебельная фабрика» не имеет возможности выдавать своим работникам заработную плату в связи с наличием картотеки 90902 (платежи не оплаченные в срок). Для выдачи заработной платы используется следующая схема:

ЗАО «Киржачская мебельная фабрика» заключает договор займа с предпринимателем без образования юридического лица (ПБОЮЛ) Серовым А.Д., по которому предприниматель дает заем на выплату заработной платы данному предприятию наличными деньгами, которые поступают в кассу предприятия. В связи с возникшим денежным обязательством, предприятие выписывает этому данному предпринимателю вексель на сумму равную предоставленному займу плюс вознаграждение. Далее предприниматель продает данный вексель ЗАО «Лесоперерабатывающий комбинат», который в свою очередь имеет кредиторскую задолженность перед ЗАО «Киржачская мебельная фабрика» за поставленную офисную мебель, по номиналу, а ЗАО «Лесоперерабатывающий комбинат», в свою очередь, погашает свою задолженность перед предприятием предъявив этот вексель к взаимозачету, в связи с возникшими денежными взаимообязательствами.